Privacy Reglement

Privacy Reglement Koninklijke Watersport-Vereeniging ‘Loosdrecht’, zoals vastgesteld door het bestuur van de KWVL in haar vergadering dd. 12 februari 2019.

De Koninklijke Watersport-Vereeniging ‘Loosdrecht’ (hierna: ‘KWVL’) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De KWVL houdt zich strikt aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat:

• wij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit doel en het type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy reglement.
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• wij om uw nadrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• wij passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd.
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en wij deze rechten respecteren.

Als KWVL zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Reglement of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Secretaris KWVL
Oud Loosdrechtsedijk 151
1231 LT Loosdrecht
Email: siraterces.[antispam].@kwvl.nl

In welke gevallen verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door de KWVL verwerkt:

• indien u (of uw ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger) toestemming heeft gegeven voor de verwerking;
• waar dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van uw lidmaatschapsovereenkomst en andere overeenkomsten waarbij u partij bent;
• waar dat noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen; of
• waar dat noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van derden, zoals het organiseren van evenementen.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van toestemming dan heb u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

KWVL verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om uw lidmaatschap te kunnen registreren en beheren.
• Voor het versturen van correspondentie, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Om uw activiteiten en deelname aan door de KWVL georganiseerde evenementen te kunnen registreren.
• Voor aanmelding bij het Koninklijk Nederlands Watersport Verbond en in voorkomende gevallen, de Koninklijke Nederlandsche Roeibond.

Voor de bovenstaande doelstellingen verwerken wij onder andere de volgende persoonsgegevens die wij van u of van een derde hebben ontvangen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankgegevens (uitsluitend voor de incasso van contributie)

Indien u de bovenstaande persoonsgegevens niet wenst te verstrekken dan kan dit tot gevolg hebben dat u niet kunt worden ingeschreven als lid of kunt deelnemen aan een evenement.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij (verwerker) voor:

• De digitale opslag van de ledenadministratie
• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen en aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij vooraf afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Buiten deze partijen zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Bewaartermijn

De KWVL bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Wij stellen onze bewaartermijnen vast op grond van de volgende criteria:

• de relevantie voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen;
• de aard van de persoonsgegevens;
• wettelijke bewaartermijnen of retentieverplichtingen;
• toepasselijke verval- en verjaringstermijnen; en
• lopende procedure of (dreigende) geschillen.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerkingen. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de KWVL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan, behoudens voor zover het betreft gebruik van deze gegevens conform het doel waarvoor deze beschikbaar zijn gesteld.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen; Wij maken backups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht te verzoeken om inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die op u betrekking hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien door u gewenst. Bovendien hebt u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij wijzen u er op dat de hiervoor genoemde rechten niet absoluut zijn en wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover contact met ons op te nemen via: siraterces.[antispam].@kwvl.nl. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy in Nederland.